《檔案服務外包工作規范 第1部分：總則》
《檔案服務外包工作規范 第2部分：檔案數字化服務》
《檔案服務外包工作規范 第3部分：檔案管理咨詢服務》
發布背景
近年來，檔案服務外包社會需求快速增長，產業規模不斷擴大，急需標準規范服務內容、工作流程等事宜。2019年，經全國檔案工作標準化技術委員會第二十七次年會審議，決定將已送審的《檔案數字化服務外包工作規范》《檔案管理咨詢服務外包工作規范》和已發布的DA/T 68-2017《檔案服務外包工作規范》調整為《檔案服務外包工作規范》3個部分，以提升檔案標準體系合理性、系統性，方便檔案工作者查用。
標準簡介
該系列標準由國家檔案局經科司牽頭，多家單位參與制定。其中：
《檔案服務外包工作規范 第1部分：總則》規定了檔案服務外包工作中相關主體之間的關系、發包方工作規范、承包方檔案服務管理體系建設要求和第三方機構工作規范。
《檔案服務外包工作規范 第2部分：檔案數字化服務》規定了檔案數字化服務外包工作中的發包方工作規范、承包方工作規范、信用評價與質量監督工作規范，適用于機關、企事業單位和其他社會組織開展的檔案數字化服務外包工作。
《檔案服務外包工作規范 第3部分：檔案管理咨詢服務》規定了檔案管理咨詢服務外包相關方的工作，包括檔案管理咨詢服務內容、發包方工作規范、承包方工作規范、工作流程、信用評價與質量監督等要求，適用于機關、團體、企事業單位及其他組織開展檔案管理咨詢服務外包工作。
后續宣貫
目前，國家檔案局正在加快推進向國標委備案工作，已將3項標準和2019年新發布的9項標準提交中國標準出版社編輯、出版《檔案工作標準匯編13》。同時，將繼續邀請標準起草組與中國檔案雜志社合作，每月推出一篇標準釋義文章。敬請關注國家檔案局法標工作、法規標準庫欄目。
標準全文
DA/T68.1-2020《檔案服務外包工作規范第1部分：總則》全文——
1 范圍
DA/T68的本部分規定了檔案服務外包工作中相關主體之間的關系、發包方工作規范、承包方檔案服務管理體系建設要求和第三方機構工作規范。
本部分適用于指引發包方科學開展檔案服務外包工作,選擇合格的承包方;指導承包方有效開展檔 案服務管理體系建設,提升服務能力;為第三方機構正確評價檔案服務外包承包方提供參考依據。
2 規范性引用文件
下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。
GB/T19000 質量管理體系 基礎和術語
GB/T19001 質量管理體系 要求
GB/T22080 信息技術 安全技術 信息安全管理體系 要求
GB/T22081 信息技術 安全技術 信息安全控制實踐指南
GB/T24001 環境管理體系 要求及使用指南
GB/T24353 風險管理 原則與實施指南
GB/T28001 職業健康安全管理體系要求
DA/T42 企業檔案工作規范
3 術語和定義
3.1 外包 outsourcing
某一機構將原本由自身承擔的部分業務剝離出來,以合同方式委托給其他機構完成,以降低成本、 提高效率的行為。
3.2 檔案服務 archivesservice
某一機構承接其他機構外包(3.1)的檔案業務,為其提供相關服務的行為。
3.3 檔案服務外包 archivesserviceoutsourcing
某一機構將不屬于國家法律法規限制范圍內的檔案,外包(3.1)給其他機構進行管理,委托其為本機構提供檔案服務的行為。3DA/T68.1—2020
3.4 發包方 client 檔案服務外包(3.3)的需方。在本部分中,發包方也稱為客戶。
3.5 承包方 serviceprovider 檔案服務(3.2)的供方。在本部分中,承包方也稱為組織。
3.6 第三方機構 third-partyorganization
發包方(3.4)、承包方(3.5)之外的,為發包方(3.4)提供中介、咨詢、招標、監理及其他服務,或對承 包方(3.5)的資質或服務能力進行評價、認證的獨立的非政府機構。
3.7 監管機構 regulatoryauthority
對檔案服務外包工作中發包方(3.4)、承包方(3.5)、第三方機構(3.6)等相關主體的行為依法進行 指導、監督和檢查的機構。
3.8 服務能力 servicecapability
承包方(3.5)提供服務的能力程度。
4 檔案服務的業務類型
4.1 檔案服務通常包括檔案寄存服務、檔案數字化服務、檔案整理服務、檔案管理咨詢服務、檔案開發利用服務、檔案銷毀服務等幾種業務類型。
4.2 檔案寄存服務是指在不改變檔案所有權和處置權的前提下,發包方將檔案委托給承包方保管,承 包方為發包方提供檔案保管的庫房、設備,進行日常保管、安全防護,并按需要提供利用的服務過程。
4.3 檔案數字化服務是指承包方利用計算機技術對發包方的紙質檔案、音像檔案、縮微檔案等進行數 字化加工,將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤、固態硬盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的服務過程。
4.4 檔案整理服務是指承包方按照一定原則對發包方形成的檔案實體進行系統分類、組合、排列、編號和基本編目,使之有序化的服務過程。
4.5 檔案管理咨詢服務是指承包方通過口頭或書面形式為發包方提供意見、建議,指導、幫助發包方解 決檔案工作遇到的問題的服務過程。
4.6 檔案開發利用服務是指承包方幫助發包方將其保存的檔案通過多種途徑、手段和技術、方法進行開發,形成各種形式的信息、知識產品,提供利用,發揮檔案價值的服務過程。
4.7 檔案銷毀服務是指承包方幫助發包方將經過鑒定、需銷毀的檔案作毀滅性處置的服務過程。
5 檔案服務外包工作中相關主體之間的關系
5.1 檔案服務外包工作中主要涉及發包方、承包方、第三方機構和監管機構四類主體,各主體之間的關系如圖1所示。
5.2 發包方和承包方通過簽訂合同建立委托與受托關系。
5.3 第三方機構通過合同受發包方委托為其提供中介、咨詢、招標、監理及其他服務,或經相關部門批準,或基于研究與教育目的,對承包方的資質或服務能力進行獨立的評價、認證。
5.4 發包方、承包方和第三方機構應主動接受、積極配合監管機構的指導、監督和檢查。發生(可能導致)檔案受損或泄密的重大事件時,發包方、承包方應及時主動向監管機構報告。
6 發包方工作規范
6.1 發包工作原則
6.1.1 合法原則
發包方應掌握整個檔案服務外包工作過程中適用的國家法律法規和標準,分析其對發包范圍、過程 及承包方篩選的影響,并采取有效措施遵守這些法律法規和標準。
6.1.2 安全原則
發包方應制定和落實安全管理體系,最大限度地避免因檔案服務外包引起的檔案實體受損毀,或造成國家秘密、商業秘密和個人隱私被泄露。安全管理應堅持預防為主、全程監控的原則。
6.1.3 可控原則
發包方應對檔案服務外包工作全過程進行監控,對承包方的人員、工作場所、基礎設施、技術、管理 工作、業務操作等進行必要的監督、檢查,將各種風險降低到可控范圍之內。
6.2 發包工作過程與要求
6.2.1 工作過程 發包工作可分為規劃與審批、承包方篩選與確定、合同簽訂、合同執行與監督、評估與改進5個步 驟,如圖2所示。
6.2.2 規劃與審批
6.2.2.1 發包方應制定檔案服務外包工作規劃,并得到有效的授權和批準。
6.2.2.2 發包方應明確檔案服務外包工作責任部門和負責人,實行責任制。
6.2.2.3 發包方應在綜合考慮國家法律法規的規定、自身發展戰略和業務需要、檔案的特點及其管理 要求、自身資源和風險控制能力、費用等各種因素的基礎上,分析檔案服務外包的必要性與可行性,確定 檔案服務外包的范圍與方式。
6.2.2.4 發包方應當根據國家法律法規和制度標準,對檔案進行價值鑒定和密級鑒定,明確可外包檔 案和不可外包檔案的范圍。國家法律法規規定不得外包的檔案不得列入檔案服務外包的范圍。
6.2.3 承包方篩選與確定
6.2.3.1 發包方應根據國家和上級部門關于服務采購管理的規定、檔案服務外包工作規劃,制定承包 方篩選方案,通過單一來源采購、邀標、競爭性談判、公開招標等方式選擇合適的承包方。對于涉密或敏 感信息宜采用單一來源采購。
6.2.3.2 發包方應根據國家法律法規的規定、自身戰略和業務的需要、檔案的特點及其管理要求,明確對承包方的基本要求: a) 承包方應為依法注冊的法人,具有獨立承擔民事責任的能力; b) 承包方具有履行合同所必需的經營執照和相關資質、許可證明; c) 承包方應具有履行合同所必需的服務能力、經驗和信譽等。
6.2.3.3 發包方可按重要程度、密級和敏感性對檔案進行分級,對于不同級別的檔案選擇具有不同資質、服務能力的承包方。
6.2.3.4 發包方應要求承包方提供有關股權結構、法定代表人身份、實際控制人身份、重要高級管理人員身份的文件或證件,營業執照和其他資質、許可文件或證件,對這些文件或證件的原件予以核實后保 存其復印件。
6.2.3.5 發包方應在簽訂合同前對承包方開展盡職調查,核實承包方的基本信息、相關資質和許可、信 譽等,并將調查結果作為選擇承包方的重要依據。
6.2.3.6 發包方應通過第三方調查或評估了解每一類檔案服務的基本成本構成和合理價格范圍,不宜 以報價高低作為篩選承包方的唯一或最主要的標準或依據。
6.2.4 合同簽訂
6.2.4.1 確定承包方后,發包方應與承包方簽訂書面合同,形成正式的委托與被委托的法律關系。合同的主要條款可參見附錄 A。
6.2.4.2 合同內容應至少包括服務內容和范圍、工作場所和硬件條件、服務質量和技術標準、合同雙方的權利和義務、價格標準和付費方式、交付物、服務和交付期限、知識產權歸屬和處理方式、違約責任和賠償條款、保密條款(也可簽訂專門的保密協議),以及反商業賄賂條款等。
6.2.4.3 合同中違約責任和賠償條款,至少應包括在服務質量違約、保密違約、知識產權違約等情況下的賠償及爭端的解決機制。
6.2.4.4 合同中應明確規定檔案服務過程中產生、加工、交互的信息和知識產權的歸屬權,以及允許承 包方使用的內容和范圍。
6.2.4.5 合同中應明確規定因國家法律法規或商業環境等變化而引起的合同變更或終止的觸發條件, 合同變更或終止的過渡安排以及承包方在過渡期間應履行的主要職責。
6.2.4.6 合同內容表述應嚴謹準確、清晰明確,避免因歧義而導致合同難以履行或引起爭議。
6.2.4.7 合同簽訂的手續應齊備,符合國家法律法規要求。
6.2.5 合同執行與監督
6.2.5.1 發包方應當對合同的執行情況進行全過程、全方位的監控。
6.2.5.2 對于承包方員工進駐發包方工作場地,或可能直接接觸到發包方檔案內容或數據的檔案服務項目(如檔案數字化服務、檔案整理服務、檔案開發利用服務等),發包方應將直接參與本項目的承包方員工名單予以備案,并對其進行行為規范要求的交底或培訓,使其了解并遵守發包方的規章制度。承包方員工備案表由發包方長期保存。承包方員工備案表樣式可參見附錄 B。
6.2.5.3 發包方應對承包方的人力資源管理、財務管理、保密管理、風險管理進行有效監控,至少每6個月對承包方主要工作場所進行1次實地檢查。特別關注其股權結構、實際控制人、高級管理人員變化,以及破產、兼并、關鍵崗位人員流失、財務狀況惡化、內部管理混亂等可能造成服務意外終止或服務 質量急劇下降的情況。
6.2.5.4 發包方應至少每年獲取1次承包方自我評估報告或第三方機構評估報告。評估報告應包含如下內容: a) 承包方股權結構的變化; b) 承包方實際控制人、高級管理人員的變化; c) 承包方履行本合同所需各種資質的變化; d) 承包方財務狀況; e) 承包方的人力資源狀況,尤其是履行本合同的關鍵崗位人員變化; f) 承包方重要的技術、基礎設施變化,重要的業務流程、質量管理以及安全管理變化等。
6.2.5.5 發包方在合同的執行與監控過程中發現異常情況時,應當及時督促承包方采取糾正措施。必要時,應對承包方違約行為采取法律手段,要求其履行違約責任。
6.2.5.6 發生可能導致檔案面臨嚴重威脅的重大事件時,發包方應當在充分評估影響、制定善后方案 的前提下,考慮主動要求承包方終止服務,并采取相應善后措施。
6.2.5.7 發生(可能導致)重大檔案受損或泄密事件后,發包方應及時主動向上級主管部門、檔案行政管理部門和保密行政管理部門等報告。
6.2.5.8 發包方應采取措施防止承包方在完成或中止合同后存留發包方的檔案及其他涉密或敏感信息。
6.2.5.9 發包方應根據與承包方簽訂的合同和相關標準,對承包方交付的最終服務成果進行質量檢查,并辦理交付手續。
6.2.6 評估與改進
6.2.6.1 檔案服務外包工作結束或經過一定階段(或一段時間)后,發包方應對承包方服務質量進行評價,評價結果作為承包方改進服務質量及今后檔案服務項目準入的重要參考依據。
6.2.6.2 發包方應當建立科學的承包方服務質量評估制度,確保評價結果的真實性和完整性;發包方應及時總結檔案服務外包工作經驗教訓,持續改進發包工作。
6.2.6.3 發包方應將在整個檔案服務外包工作中形成的具有保存價值的文件材料歸檔保存,以備日后查用。
7 承包方檔案服務管理體系建設要求
7.1 目標與原則
7.1.1 在檔案服務過程中,承包方應以確保客戶的檔案安全為最基本要求。
7.1.2 承包方應建立和完善檔案服務管理體系(見圖3),持續提升服務能力、改進服務質量,以更好地 滿足客戶需求。
7.1.3 承包方檔案服務管理體系建設應堅持以顧客為關注焦點、領導作用、全員參與、過程方法、改進、循環決策、關系管理等原則。
7.1.4 承包方檔案服務管理體系應按照 PDCA(計劃-實施-評估-改進)循環進行建設。
7.2 戰略管理
7.2.1 業務規劃
7.2.1.1 承包方應根據國家法律法規和市場環境的變化、組織條件和客戶需求的發展,制定和實施檔 案服務業務規劃。
7.2.1.2 承包方應定義組織一定時期內的檔案服務對象和業務單元,建立檔案服務目錄。檔案服務目錄一般包括服務名稱、服務內容、服務質量、服務期限、業務方案、安全措施等。
7.2.1.3 承包方應根據檔案服務對象和業務單元,制定并實施檔案服務管理體系建設計劃,有針對性地持續提升基本服務能力和相應的特定服務能力。
7.2.2 績效管理
承包方應建立檔案服務績效管理體系,持續改進組織績效,以滿足客戶需求、實現組織發展目標。
7.3 資源管理
7.3.1 人力資源管理
7.3.1.1 承包方應實行有效的人力資源管理,建立勝任客戶和組織要求的員工隊伍。
7.3.1.2 承包方應根據國家勞動法律法規,與員工簽訂書面勞動合同,履行用人單位義務,保障勞動者權益。
7.3.1.3 承包方應根據檔案服務需要,配備檔案或相關專業大學本科以上學歷,或具有檔案中級以上專業技術職稱的員工。承包方應保證項目負責人和員工隊伍具有一定的穩定性。
7.3.1.4 鑒于某些檔案的保密性或特殊性,承包方應對擬聘用的員工(尤其是可能接觸到檔案內容或數據的員工)進行必要的背景調查和犯罪記錄調查,避免某些不適宜的員工接觸檔案內容。背景調查和犯罪記錄調查宜在法律專業人員的指導下依法進行。
7.3.1.5 承包方應對所有員工進行不少于5天的崗前培訓,至少每年開展1次不少于1天的在崗培訓。培訓內容應涵蓋檔案法律法規、檔案管理、質量管理、保密管理、風險管理、知識產權管理、環境管理 和職業健康管理等方面的知識和要求。承包方應組織員工參加由檔案行政管理部門、保密行政管理部門、客戶舉辦的相關法規或檔案培訓。
7.3.2 財務管理
承包方應按照國家法律法規開展財務管理活動,降低財務風險,確保組織財務的可持續性。
7.3.3 技術管理
7.3.3.1 承包方應加強技術管理,確保技術的有效性和充分性,以減小技術風險、提升技術核心競爭 力,更好地服務于客戶。
7.3.3.2 承包方應重視信息技術的應用,關注承包方信息系統和客戶信息系統的對接。
7.3.4 基礎設施管理
7.3.4.1 承包方應配備、管理和維護提供檔案服務所需的各種基礎設施(包括硬件設施和軟件設施), 為完成檔案服務提供保障。
7.3.4.2 承包方應根據國家法律法規和相關標準的要求、客戶的需求,以及檔案服務的實際需要,確定基礎設施需求,制定基礎設施建設方案,配置數量充足的基礎設施。
7.3.4.3 承包方配置的基礎設施應獲得相關質量保證,或通過相關質量檢測。承包方應對基礎設施進行有效管理、定期維護,以保障檔案服務的正常開展。
7.4 業務管理
7.4.1 合同管理
7.4.1.1 承包方應加強合同管理,規范合同簽訂過程,確保合同順利執行
7.4.1.2 承包方應基于與客戶約定的內容起草合同,明確合同應當涵蓋的內容。合同內容至少應包括服務內容和范圍、服務質量標準、合同雙方的義務和權利、價格標準和付款方式、交付物、服務和交付期限、違約責任和賠償條款、保密條款(也可單獨簽訂保密協議)、知識產權歸屬和處理方式等。合同文字 應嚴謹準確、清晰合理,避免因歧義而導致合同難以履行或引起爭議。
7.4.1.3 承包方應嚴格執行合同的交底工作,避免因相關人員不了解合同具體內 容而引起合同糾紛。
7.4.1.4 承包方應在商業條件發生變更時,分析變更的影響,確定是否需要與發包方協商對原合同進行修訂,從而保障合同的履行和目標的實現。
7.4.2 客戶關系管理
7.4.2.1 承包方應加強客戶關系管理,樹立以客戶為中心的服務理念,提高客戶滿意度。
7.4.2.2 合同執行過程中,發生可能對檔案造成損害或對服務造成負面影響的突發事件和重大事項時,承包方應及時通知發包方。
7.4.3 業務流程管理
7.4.3.1 承包方應加強業務流程管理,建立標準作業程序,保證檔案服務有序、高效開展。
7.4.3.2 承包方的標準作業程序應符合國家法律法規的要求,符合相關標準的要求。
7.4.3.3 承包方的標準作業程序應涵蓋組織每一檔案服務業務單元、項目及其每一個操作環節或步 驟,且各個標準作業程序之間應相互協調。
7.4.4 質量管理
7.4.4.1 承包方應建立質量管理體系,為客戶提供高質量的檔案服務,增進客戶滿意度。
7.4.4.2 承包方應按照 GB/T19000、GB/T19001及與客戶的合同約定實施質量管理。
7.4.4.3 承包方應加強對檔案服務過程的監督、管理,嚴格控制檔案服務過程中可能影響檔案服務質量的不良因素,采取防范和糾正措施。
7.4.4.4 承包方應按照 DA/T42開展有效的檔案工作,保證檔案服務過程的可追溯性。
7.5 安全管理
7.5.1 合規性管理
7.5.1.1 承包方應加強合規性管理,規避各種潛在的法律風險。
7.5.1.2 承包方應掌握適用于檔案服務的國家法律法規及其變化,采取相應行動滿足其要求。
7.5.2 保密管理
7.5.2.1 承包方應建立保密管理體系,確保客戶的檔案和其他信息不被非授權人接觸或獲知。
7.5.2.2 承包方應根據檔案服務業務單元、項目的特點和需求,取得相應保密資質。
7.5.2.3 承包方應了解來自國家法律法規和相關方的要求,明確秘密事項的對象范圍、秘密等級及其具體要求;并結合檔案服務活動中涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私的各個環節,制定保密制度,采取嚴格的保密措施。
7.5.2.4 承包方應對組織內部關鍵崗位實行保密安全責任制,確保保密措施的具體落實及泄密責任可追究。
7.5.2.5 承包方應與員工簽訂書面的保密協議(或保密承諾書),要求員工承諾在工作過程中不摘抄、刪改、復制、泄露發包方的檔案和其他信息。保密協議的條款可參見附錄 C。
7.5.2.6 承包方應按 GB/T22080、GB/T22081或與客戶的合同約定實施信息安全管理,加強計算機系統的保密管理,保證電子檔案的秘密安全。
7.5.2.7 承包方應制定應急管理處置預案,響應突發的泄密事件,將泄密事件的不良影響最小化。
7.5.2.8 承包方應支持和配合檔案行政管理部門、保密行政管理部門及客戶的安全檢查或調查。
7.5.3 風險管理
7.5.3.1 承包方應建立風險管理體系,避免或降低風險給客戶和組織帶來的損失,確保組織運營的可持續性。
7.5.3.2 承包方可按照GB/T24353及與客戶的合同約定實施風險管理。承包方應根據檔案服務環境和內容,制定風險管理方針和風險管理預案。
7.5.3.3 承包方應參考《檔案工作突發事件應急處置管理辦法》的相關要求制定應急處置預案,并向客戶備案。風險事故發生時,承包方應立即啟動應急處置預案,采取相應措施最大程度地降低風險事故給 組織和客戶造成的損失。
7.5.3.4 風險事故發生后,承包方應積極與客戶溝通,共同商議后續事宜。
7.5.4 知識產權管理
承包方應建立和完善知識產權管理體系,有效保護客戶和組織的知識產權,維護客戶和組織的權益。
7.5.5 環境管理
承包方應按照 GB/T24001及與客戶的合同約定建立環境管理體系,支持環境保護和污染預防,控制檔案服務對環境的影響。
7.5.6 職業健康管理
承包方應按照 GB/T28001及與客戶的合同約定建立職業健康安全管理體系,保證與檔案服務相關的員工及其他人員的健康安全。
8 第三方機構工作規范
8.1 第三方機構工作原則
8.1.1 獨立原則
第三方機構應為與發包方或承包方無資產、行政隸屬或重大利益關系的法人,能獨立開展工作并承擔責任,不受或少受發包方、承包方中任何一方的影響。
8.1.2 公正原則
第三方機構應秉承客觀、中立、公正的原則,采用科學方法對承包方進行評價,避免主觀偏好。
8.1.3 真實原則
第三方機構應真實地向發包方、承包方反映實際情況,避免夸大優勢、避諱弱勢等不實行為。
8.2 第三方機構工作要求
8.2.1 第三方機構應樹立以客戶為中心的理念,提供優質服務,提高客戶滿意度。
8.2.2 第三方機構應通過與發包方的反復溝通、交流,充分了解發包方自身情況及其需求,從而據此為其選擇合適的承包方。
8.2.3 第三方機構應了解國家法律法規、標準和市場環境等的變化及其影響,掌握業務范圍內承包方發展情況,了解各個承包方具體的優勢與劣勢。
8.2.4 第三方機構應詳細了解承包方的資質、服務能力、經驗和信譽等情況,并將調查結果客觀、真實地反饋給發包方。
附 錄 A
(資料性附錄)
檔案服務外包合同主要參考條款
甲方: ____________________(發包方)
乙方: ____________________(承包方)
根據《中華人民共和國合同法》及相關法律法規,甲乙雙方就________________事項協商一致,共同訂立本合同,以明確雙方的權利與義務。
第一章 總 則
第一條 除非本合同另有明確規定或雙方書面同意,否則本合同的全部條款及所有附錄(合稱“本合同”)構成雙方就本合同內事項的協議和諒解,并優先于雙方之前就該事項達成的其他所有協議。雙方確認其在同意簽署本合同時,并未依賴本合同以外的任何聲明、保證或其他擔保。
第二條 本合同如需修訂,須經甲乙雙方協商同意,并達成書面修改合同,方為有效。在修改合同 達成之前,本合同繼續有效。
第二章 服務內容、范圍、地點和時間
第三條 服務內容(根據檔案服務項目的具體情況及雙方約定擬寫)
第四條 服務范圍(根據檔案服務項目的具體情況及雙方約定擬寫)
第五條 工作場地 乙方在____________為甲方提供服務,并應主動接受甲方對工作場地的監督、檢查。
第六條 服務時間(根據檔案服務項目的具體情況及雙方約定擬寫)
第三章 服務質量要求
第七條 乙方在整個服務過程中應確保甲方檔案的真實、完整、可用和安全。
第八條 乙方的檔案整理服務質量應滿足以下標準的要求:
(1)GB/T9705 文書檔案案卷格式
(2)GB/T11821 照片檔案管理規范
(3)GB/T11822 科學技術檔案案卷構成的一般要求
(4)GB/T17678.1 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 第一部分:電子文件歸檔與 檔案管理
(5)GB/T18894 電子文件歸檔與電子檔案管理規范
(6)GB/T50323—2001 城市建設檔案著錄規范
(7)GB/T50328—2014 建設工程文件歸檔規范
(8)DA/T13 檔號編制規則
(9)DA/T15 磁性載體檔案管理與保護規范
(10)DA/T18 檔案著錄規則
(11)DA/T19 檔案主題標引規則
(12)DA/T22 歸檔文件整理規則
(13)DA/T28 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范
(14)DA/T38 電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范
(15)DA/T39 會計檔案案卷格式
(16)_______________
(17)_______________
第九條 乙方的檔案數字化服務質量應滿足以下標準的要求:
(1)DA/T31 紙質檔案數字化技術規范
(2)DA/T43 縮微膠片數字化技術規范
(3)_______________
(4)_______________
第十條 乙方的其他檔案管理服務質量應滿足國家、行業相關標準的要求
第十一條 如果本合同第八、九、十條所提及的標準存在相矛盾之處,以甲方的規定或要求為準。
第四章 服務費用與付款方式
第十二條 服務價格(根據檔案服務項目的具體情況及雙方約定擬寫)
第十三條 付款方式(根據檔案服務項目的具體情況及雙方約定擬寫)
第五章 甲方責任
第十四條 甲方應按照本合同第四章約定的金額和付款時間向乙方支付服務費用。
第十五條 甲方應指定工作人員負責執行本合同,支持和配合乙方的工作,并為乙方完成本合同 規定服務提供必要的條件。
第十六條 甲方的委托行為及其他相關檔案管理行為,須遵守國家法律法規規定。由于甲方違法 違規操作造成的損失,責任由甲方承擔。
第十七條 甲方須尊重并保護乙方的商業秘密和知識產權。
第六章 乙方責任
第十八條 乙方保證已獲取并持有提供本合同規定服務所必須具備的所有許可證、執照及批文。
第十九條 乙方應確保甲方檔案的實體安全和信息安全,保護國家秘密、甲方商業秘密和個人隱私安全,保護甲方的知識產權。
第二十條 乙方嚴格按照國家法律法規及與甲方約定的檔案保管條件、業務操作程序、服務質量 標準,開展檔案服務。
第二十一條 乙方應主動接受并積極配合檔案行政管理部門、保密行政管理部門、甲方上級主管 部門及甲方的業務指導、監督和檢查。
第二十二條 在本合同有效期內,乙方應每年向甲方提交一次服務能力自我評估報告或第三方評估報告。評估報告應如實反映如下內容(包括但不限于):乙方的股權結構、實際控制人、關鍵崗位人員、財務狀況、重要技術、重要基礎設施的變化情況,以及突發事件及處置、業務流程管理、質量管理、保密管理等方面的情況。
第二十三條 乙方應將可能接觸到甲方檔案內容或數據的員工名單向甲方備案,未向甲方備案的 員工不得接觸到甲方檔案內容或數據,原已備案員工離職也應及時書面告知甲方。
第二十四條 未經甲方書面授權,乙方不得將本合同服務內容轉包給第三方公司。如發現乙方有擅自轉包行為,甲方有權解除合同,并要求乙方承擔違約責任。
第七章 保密要求
第二十五條 乙方應取得完成本合同服務所必需的相關保密資質。
第二十六條 乙方須與員工簽訂保密協議或要求員工簽訂保密承諾,確保員工保守國家秘密、甲方商業秘密或相關個人隱私。
第二十七條 對于甲方因本合同提供乙方持有或處理的檔案(及其他涉密息或敏感信息),乙方須 采取必要的安全措施,確保其不被損傷、銷毀、丟棄、竊取、刪除、更改、摘抄、公布、出版,不被未經甲方同意或授權的組織或個人接觸、復制、使用。
第二十八條 乙方保證在收集、持有、處理或使用甲方檔案(及其他涉密或敏感信息)時,只用于完 成本合同規定的服務。
第二十九條 乙方保證只允許已向甲方備案的員工因完成本合同規定服務的需要,而接觸、復制 或使用甲方檔案(及其他涉密或敏感信息);并確保接觸、復制或使用該檔案(及其他涉密或敏感信息) 的乙方員工接受與乙方同樣的約束。
第三十條 乙方未經甲方事先書面許可不得向任何第三方披露甲方檔案(及其他涉密信息或敏感 信息);若被國家司法機關、國家行政管理機關依法要求披露該檔案(及其他涉密或敏感信息),須立即通知甲方。
第三十一條 乙方不得擅自存留甲方的任何檔案(及其他涉密或敏感信息)或其任何形式的復制件。
第三十二條 甲方有義務保守乙方的商業秘密,包括但不限于服務內容、服務價格標準、操作流 程、技術方法、軟件系統、儀器設備等。
第三十三條 在得知本方員工違反保密規定或協議,導致對方秘密被泄露時,甲方或乙方應立即 采取補救措施,并及時通知對方。
第三十四條 甲方和乙方均應主動接受、積極配合保密行政管理部門、檔案行政管理部門及其他 有關部門的保密監督檢查和泄露事件調查取證。
第三十五條 本合同第二十四條至第三十四條規定在本合同到期或終止后仍然有效。
第八章 知識產權
第三十六條 甲方檔案本身所包含的知識產權由原所有人所有。
第三十七條 乙方根據本合同規定服務對甲方檔案進行著錄、標引、掃描、摘錄、匯編、研究、出版等而產生的知識產權歸甲方所有。
第三十八條 由乙方形成的,可脫離于甲方檔案或本合同服務內容而獨立存在的知識產權,如商標、軟件著作權、專利技術、商業秘密等,歸乙方所有。
第九章 違約責任
第三十九條 乙方未按照合同規定提供服務或服務質量未達要求而導致甲方蒙受經濟損失的,乙方應向甲方賠償直接經濟損失。
第四十條 因乙方原因造成甲方檔案被損毀、丟失、泄密或甲方知識產權被侵害的,乙方應向甲方 賠償由此導致的直接經濟損失和相應間接經濟損失。間接經濟損失難以估量的,經雙方友好協商確定,或提交仲裁機構裁決。
第四十一條 因甲方原因導致乙方不能按照約定履行合同或乙方知識產權被侵害的,甲方應向乙方賠償由此導致的直接經濟損失和相應間接經濟損失。
第四十二條 由甲方原因造成甲方檔案丟失、損毀或泄密的,由甲方承擔相應責任,乙方配合甲方開展調查取證。
第四十三條 甲方未按照本合同約定的金額和付款時間履行付款義務的,乙方有權要求甲方支付應付而未付的服務費。每逾期支付一天,甲方應承擔欠付金額_____%的違約金;逾期付款超過_____個月的,乙方有權中止履行合同義務并解除合同,并要求甲方承擔違約責任。
第四十四條 乙方未按照本合同約定的時間完成服務內容、交付服務成果的,甲方有權要求乙方予以賠償。每逾期一天,乙方應賠償甲方合同金額___%的違約金;逾期超過____個月的,甲方有權中止或解除合同,并要求乙方承擔違約責任。
第四十五條 因乙方原因造成甲方檔案被損毀、丟失或泄密的重大事件,或使甲方檔案面臨嚴重威脅時,甲方有權解除合同,并要求乙方承擔違約責任。
第四十六條 合同有效期內,因不可抗力任一方單方要求解除合同的,需提前 天書面通知對方。本條款所稱“不可抗力”指合同任一方無法合理控制并導致其無法履行本合同承諾或義務的情形。這些情形包括但不限于:(1)地震、旱災、風災、雨災、雪災、雷電、火山、泥石流、山體滑坡、地陷及任 何其他自然災害;(2)戰爭行為、公敵行為、恐怖活動、暴動、內亂、罷工、惡意損壞、革命、政變、政府干預 (包括新法律、法規或法令)。
第十章 反商業賄賂
第四十七條 甲乙雙方都清楚并愿意嚴格遵守中華人民共和國反商業賄賂的法律規定,雙方都清 楚任何形式的賄賂和貪瀆行為都將觸犯法律,并將受到法律的嚴懲。
第四十八條 甲方或甲方經辦人、乙方或乙方經辦人均不得向對方、對方經辦人、甲方客戶或其他相關人員索要、收受、提供、給予合同約定外的任何利益,包括但不限于明扣、暗扣、現金、購物卡、實物、有價證券、旅游或其他非物質性利益等,但如該等利益屬于行業慣例或通常做法,則須在合同中明示。
第十一章 爭議解決
第四十九條 在求助于外部爭議解決機制前,合同雙方應試圖通過友好協商解決與本合同相關的爭議。
第五十條 協商不成,交由被告方所在地仲裁機構裁決或有管轄權的法院處理;爭議的解決適用中華人民共和國法律。
第五十一條 即使存在爭議,雙方應繼續最大程度地履行各自在本合同下的義務。
第十二章 其他
第五十二條 本合同受中華人民共和國法律約束,并依據中華人民共和國法律進行解釋。本合同未盡事宜,依照有關法律法規執行;法律法規未作規定的,甲乙雙方可以達成書面補充協議。
第五十三條 本合同的附錄和補充協議均為本合同不可分割的組成部分,與本合同具有同等的法律效力。
第五十四條 本合同經雙方簽字蓋章后生效。
第五十五條 本合同一式______份,雙方各執_______份,對雙方均具有同等法律效力。
甲 方:(蓋章)
乙 方:(蓋章)
法定代表人/授權代表人:(簽章)
法定代表人/授權代表人:(簽章)
日期: 日期:
附 錄 B
(資料性附錄)
承包方員工備案表樣式 承包方員工備案表樣式
見表 B.1。表 B.1 承包方員工備案表
附 錄 C
(資料性附錄)
承包方員工保密協議參考條款
甲方:××××公司
乙方:(員工姓名)(身份證號___________)
甲乙雙方經協調,就乙方在甲方任職期間及離職后保守甲方秘密信息的有關事項自愿簽訂本協議。
第一條 本協議所稱甲方秘密信息指任何國家秘密、甲方商業秘密或屬于第三方(包括但不限于甲方客戶)但甲方負有保密義務的商業秘密或其他敏感信息。
第二條 乙方在甲方任職期間,須遵守國家的保密法律法規、甲方的保密規章制度和甲方客戶的保密要求,履行與其工作崗位相應的保密職責。
第三條 甲方的保密制度未作規定或規定不完善之處,乙方應本著謹慎、誠實的態度,采取必要、合理的措施,保守其于任職期間知悉或者持有的任何甲方秘密信息。
第四條 除履行職務的需要外,未經甲方同意,乙方不得摘抄、復制、泄露、傳播、告知、公布、出版、傳遞、轉讓或者以其他任何方式使任何第三方知悉屬于甲方的秘密信息,也不得在履行職務之外使用這些秘密信息。
第五條 乙方所持有或保管的記錄著甲方秘密信息的文件、資料、圖表、圖片、筆記、報告、信件、傳 真、U 盤、磁盤、儀器以及其他任何形式的載體,無論載體所有權屬于何方,乙方應于離職或甲方提出要求時,上交甲方,且不得將這些載體及復制件擅自保留及交給其他任何人。
第六條 乙方同意甲方按甲方客戶保密要求將乙方相關個人信息(限姓名、身份證號、員工編號、職務與工作崗位、與甲方簽訂勞動協議情況、與甲方簽訂保密協議情況、無犯罪記錄證明、離職日期)向客戶備案。
第七條 乙方在甲方任職期間,應主動接受、積極配合國家保密行政管理部門、甲方的保密監督; 乙方在甲方任職及離職后,應主動接受、積極配合保密行政管理部門、甲方的泄密事件調查取證。
第八條 乙方在甲方任職期間,若違反國家的保密法律法規、甲方的保密規章制度、甲方客戶的保密要求以及本協議規定,導致甲方秘密信息泄露的,甲方有權立即解除與乙方的勞動關系,并追究乙方的違約責任。
第九條 乙方離職之后,仍對其在甲方任職期間接觸、知悉的秘密信息,承擔如同任職期間一樣的保密義務。
第十條 乙方認可:甲方在支付乙方的工資報酬時,已考慮了乙方離職后需要承擔的保密義務,無須在乙方離職時另外支付保密費。
第十一條 因本協議而引起的糾紛,如果協商解決不成,任何一方均有權提起訴訟。
第十二條 本協議一式兩份,甲乙雙方各執一份。自雙方簽字或蓋章之日起生效。
甲 方:(公章) ××公司 乙 方:(簽字)
法定代表人/授權代表人:(簽章)
簽訂日期: 年 月 日 簽訂日期: 年 月 日
參 考 文 獻
[1] GB/T24405.1—2009 信息技術 服務管理 第1部分:規范
[2] GB/T24405.2—2010 信息技術 服務管理 第2部分:實踐規則
[3] GB/T33770.1—2017 信息技術服務 外包 第1部分:服務提供方通用要求
[4] DB31/T430—2009 信息技術外包服務企業技術與管理規范
[5] SZDB/Z78—2013 金融機構信息技術服務外包質量管理規范
[6] 銀行業金融機構信息科技外包風險監管指引(銀監發〔2013〕5號)
[7] 檔案工作突發事件應急處置管理辦法(檔函〔2008〕207號)
來源：國家檔案局
原文鏈接：